Z inicjatywy Ministerstwa Finansów powstało nowe rozwiązanie informatyczne dla przedsiębiorców. W tym i przyszłym roku korzystanie z niego ma być dobrowolne. Natomiast od roku 2024 będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Mowa o Krajowym Systemie e-Faktur. Co trzeba o nim wiedzieć i jak się przygotować na jego wdrożenie w firmie?

KSeF ma za zadanie ułatwić wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Ma to zastąpić faktury papierowe i elektroniczne. Jednocześnie w systemie tym będą dokumenty gromadzone i archiwizowane przez 10 lat. Narzędzie to ma jednocześnie pozwalać na większą kontrolę Urzędowi Skarbowemu, który może analizować dane. W efekcie ma dojść do uszczelnienia VAT-u i zwiększenia wpływów do Skarbu Państwa.

Jakie korzyści płyną z przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur?

Żeby zachęcić przedsiębiorców do tego, by wdrożyli to rozwiązanie dobrowolnie, rząd przygotował kilka benefitów. Ponieważ faktury będą archiwizowane w KSeF, nie trzeba ich osobno przechowywać w firmie. Szybciej możemy dostać zwrot podatku. Teraz czas ten wynosi maksymalnie 60 dni, decydując się na KSeF skróci się do 40 dni. Wszystkie faktury będą w takim samym formacie, więc nie będą pojawiały się kłopoty z otwieraniem zawartości pliku. Po wygenerowaniu każdej faktury dostaje się potwierdzenie, a dokument do razu trafi do firmy, na którą jest wystawiony. To gwarantuje znacznie szybszy obieg dokumentów.

O wdrożeniu pomyśl wcześniej

Ponieważ za jakiś czas KSeF będzie obligatoryjny warto pomyśleć o spełnieniu wymogów formalnych i wdrożeniu wcześniej. Z rozwiązania tego mogą korzystać niemal wszyscy przedsiębiorcy zarówno ci, którzy rozliczający się z podatku VAT, jak i ci, którzy są z podatku VAT zwolnieni. Decydując się na Krajowy System e-Faktur, trzeba zacząć od wyposażenia firmy w oprogramowanie, które umożliwi wystawianie faktur w tym systemie. Niekoniecznie najlepszym rozwiązaniem będzie prosty program księgowy. Przystosowane do tego są natomiast systemy ERP, z którymi KSeF można zintegrować. Przykładem jest enova365.

Wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF na enova365 jest bardzo proste. Wystarczy się zalogować, wystawić fakturę, zatwierdzić i wysłać do KSeF. Odbywa się to bardzo intuicyjnie, bo oprogramowanie posiada wbudowaną funkcję, która proces ten ułatwia. Po wysłaniu dostaje się wewnętrzny numer KSeF, a faktura jest dostępna u odbiorcy. Równie szybko można fakturę odebrać. Wystarczy skorzystać ze wbudowanej w systemie funkcji.

Wdrożenie każdego oprogramowania wiąże się z nakładem czasu i pieniędzy. Trzeba przygotować infrastrukturę informatyczną, przeprowadzić szkolenia dla pracowników itd. Wiedząc, że KSeF będzie obowiązkowe, prędzej czy później trzeba będzie o tym pomyśleć. Rozpoczynając prace nad wdrożeniem wtedy, kiedy czasu jest jeszcze dużo, można to zrobić na spokojnie. Poza tym system ERP będzie wspierać nie tylko kwestie związane z księgowością, ale także wszystkie inne obszary działalności firmy.